Facture de transport médico-sanitaire : mentions et Peppol

Une facture de transport médico-sanitaire (TMS) en Belgique doit, à Bruxelles, reprendre une dizaine de mentions fixées par l'article 27 de l'arrêté du 8 juillet 2021 ; en Flandre, respecter le « contenu minimal » du besluit du 18 mai 2018 ; en Wallonie, aucun modèle propre au TMS n'est imposé aujourd'hui. Par-dessus ces règles régionales, l'obligation de facture électronique structurée entre entreprises assujetties à la TVA, en vigueur depuis le 1er janvier 2026 et le plus souvent remplie via Peppol, pose une question que beaucoup de gérants de services TMS n'ont pas encore tranchée : est-ce que cela me concerne, et pour quels clients ?

Cet article est écrit pour le gérant ou le responsable administratif d'un service de transport non urgent de patients. Il rassemble, région par région, les mentions que la facture doit porter, sous forme d'un tableau qui peut servir de modèle ; il explique au conditionnel ce que l'obligation Peppol pourrait changer selon que vous facturez un patient, un hôpital, une maison de repos ou une mutualité ; il décrit le circuit du tiers payant mutualité ; et il fait le point, factuellement, sur ce que les logiciels du marché belge embarquent. Les montants des tarifs eux-mêmes sont détaillés dans notre article sur les tarifs du transport médico-sanitaire en Belgique en 2026.

Que doit contenir une facture de transport médico-sanitaire en Belgique ?

La réponse dépend de la région qui a agréé votre service, parce que le transport non urgent de patients est une compétence des entités fédérées. Trois cadres coexistent, avec des niveaux de précision très différents.

Sources : arrêté du 08/07/2021 (eJustice) (nouvel onglet), besluit du 18/05/2018 (Codex Vlaanderen) (nouvel onglet), conditions d'agrément TNUP (wallonie.be) (nouvel onglet).

Un point de vocabulaire avant d'entrer dans le détail : à Bruxelles, les services agréés par la Commission communautaire commune (Vivalis) et ceux agréés par la COCOF relèvent de cadres distincts. Les mentions décrites ci-dessous sont celles de l'arrêté bicommunautaire du 8 juillet 2021 ; un service agréé par la COCOF (décret du 22 février 2018, normes du 9 décembre 2021) doit vérifier ses propres textes.

Bruxelles : les mentions obligatoires de l'article 27

Bruxelles est la région où la facture TMS est la plus encadrée. L'article 27 de l'arrêté du Collège réuni du 8 juillet 2021 fixe ce que la facture mentionne « au moins ». Le reformuler en liste de contrôle donne le modèle suivant.

Source : arrêté du Collège réuni du 08/07/2021, art. 27 (nouvel onglet).

Trois autres articles du même arrêté touchent directement la facture. L'article 26 (§3 à §5) impose d'afficher les tarifs « en français et en néerlandais […] dans les véhicules ainsi que sur le site internet du service », de communiquer le tarif à chaque demande, « y compris […] le mode de calcul des kilomètres », et précise que « le total des frais est estimé sur la base de variables simples et prévisibles ». Autrement dit, le montant facturé ne devrait jamais surprendre le patient : il découle d'une estimation annoncée au moment de la demande. L'article 28 limite le paiement en espèces et exige une preuve de paiement. Enfin, l'article 13 6° oblige à « tenir le registre contenant, par trajet, les données d'identité des collaborateurs ainsi que du patient transporté » : c'est de ce registre que partent la date, le type de transport et l'identité du patient reportés sur la facture.

L'arrêté contient aussi une règle qui pèse sur la ligne « kilomètres facturés » : selon l'article 2 §1, « l'heure et le lieu de départ et d'arrivée de chaque trajet peuvent être objectivés » en vue du traitement des plaintes, et les articles 19 et 23 demandent l'adhésion à un dispatching régional capable de communiquer au patient, entre autres, « les kilomètres parcourus entre le lieu de prise en charge et le lieu de destination ». Nous avons détaillé ces exigences dans notre article sur la géolocalisation et la traçabilité des ambulances à Bruxelles.

Les tarifs bruxellois sont des forfaits fixés, TVAC

Depuis le 1er mai 2024, les tarifs bruxellois sont fixés par arrêté du Collège réuni (28 mars 2024) et indexés chaque début janvier selon l'indice santé. Ce sont des forfaits, pas des maxima : la facture applique la grille, elle ne la négocie pas.

Source : Vivalis, « Les tarifs indexés 2026 » (nouvel onglet). Vivalis précise : « Tous les tarifs sont TVAC ».

Exemple chiffré. Un transport en ambulance de jour sur 25 kilomètres aller, avec oxygène, se facture ainsi : tarif de base 143,52 € (la grille ne facture le kilomètre supplémentaire qu'à partir du 11e), puis 15 kilomètres (du 11e au 25e) à 3,17 €, soit 47,55 €, puis le supplément oxygène de 15,83 €. Total : 206,90 € TVAC. La facture doit montrer cette ventilation (transport d'un côté, supplément de l'autre) et indiquer que les 25 kilomètres sont facturés « aller ». C'est exactement ce que l'article 27 permet au patient, ou à sa mutualité, de contrôler.

Flandre : une facture au « contenu minimal »

En Flandre, le besluit van de Vlaamse Regering du 18 mai 2018 organise le transport non urgent de patients (niet-dringend ziekenvervoer). Pour la facturation, il pose deux règles dans son article 9 : le tarif est communiqué au demandeur, avec une estimation à la demande (§1), et la facture respecte un contenu minimal (§2). Le même texte impose un registre par trajet (article 5), une joignabilité de 6 h à 20 h les jours ouvrables et une heure d'arrivée estimée communiquée à chaque demande (article 8). Il ne contient pas d'obligation de géolocalisation.

Le détail article par article du contenu minimal de la facture flamande n'est pas repris ici : nous ne l'avons pas relevé mot à mot, et une liste approximative serait pire qu'un renvoi. La règle pratique est simple : ouvrez l'article 9 §2 du besluit sur le Codex Vlaanderen (nouvel onglet) et comparez-le ligne par ligne à votre modèle de facture. En pratique, un modèle construit sur la liste bruxelloise (identification du service, du patient, date, trajet, tarif, kilomètres, ventilation) est un bon point de départ, à ajuster au texte flamand.

Pour les montants, Mutas publie une fiche 2026 pour la Flandre : forfait de 145,36 €, 2,14 € par kilomètre du 11e au 30e, 1,71 € au-delà du 30e, et un supplément de nuit ou de dimanche de 53,44 € (Mutas, transport non urgent (nouvel onglet)). Le secteur y est dense et composé surtout de petites structures : la liste du Departement Zorg du 12 mai 2026 recense 66 services et 536 ambulances, dont 56 services qui ont de 1 à 8 ambulances (liste Departement Zorg (nouvel onglet)).

Wallonie : pas de modèle imposé, des tarifs maxima à afficher

En Wallonie, le droit en vigueur reste le décret du 29 avril 2004 et l'arrêté du Gouvernement wallon du 12 mai 2005. Le décret du 10 octobre 2013 « n'a pas reçu d'arrêté d'application », selon l'avis de l'AVIQ. Ce cadre ne fixe pas de liste de mentions propre à la facture TMS : ce sont les règles générales de facturation qui s'appliquent, et votre comptable les connaît.

Ce que le cadre wallon impose en revanche, c'est l'affichage des tarifs parmi les conditions d'agrément, et le respect de tarifs maxima indexés chaque année par l'AVIQ.

Source : AVIQ, tarifs TMS 2026 (nouvel onglet). Les suppléments admis sont l'oxygène, l'alèse et la présence d'un médecin ou d'un infirmier.

Différence importante avec Bruxelles : ce sont des plafonds. Un transport de jour de 25 kilomètres revient au maximum à 82,19 € + 10 × 7,40 € + 5 × 5,75 €, soit 184,94 €. Votre facture peut être inférieure ; elle ne peut pas dépasser ce montant, majoration de nuit et suppléments mis à part.

Le bordereau de mission à venir

La réforme wallonne du transport non urgent de patients (TNUP) change la donne pour l'après-facture. L'avant-projet de décret, adopté en première lecture le 14 juillet 2025, prévoit un bordereau de mission dont le contenu est cité dans l'avis de l'Autorité de protection des données : numéro d'identification du véhicule, origine, date et heure d'appel, « nom, prénom et les données d'identification à la mutuelle de tout patient pris en charge », nom de l'ambulancier et, le cas échéant, du médecin ou de l'infirmier, lieux de prise en charge et de destination, heures de prise en charge et d'arrivée, et une description détaillée de l'état du patient et des gestes posés. Conservation : 10 ans, 30 ans pour la description détaillée.

Au 28 octobre 2026, ce décret n'est pas adopté. L'avis de l'AVIQ du 24 août 2026 indique que son entrée en vigueur « a été fixée au 1er janvier 2027 », avec une possibilité d'avancer la date. Tant qu'il n'est pas publié, le bordereau reste un projet ; mais un service wallon qui structure déjà ses données de course (heures, lieux, équipage, identification à la mutualité) aura moins à reprendre le jour venu. Le détail de la réforme et du futur tarif unique est expliqué dans notre article sur la réforme TNUP en Wallonie, le bordereau et le tarif unique.

Le modèle de facture TMS par région, en un seul tableau

Voici la synthèse des trois sections précédentes, à utiliser comme grille de contrôle de votre modèle de facture. « Exigé » signifie que le texte régional le demande expressément ; « à vérifier » renvoie au texte lui-même ; « conseillé » désigne une bonne pratique qui facilite le contrôle et le tiers payant sans être imposée par le texte régional.

Sources : arrêté bruxellois du 08/07/2021 (nouvel onglet), besluit flamand du 18/05/2018 (nouvel onglet), tarifs maxima AVIQ 2026 (nouvel onglet).

Un service qui travaille dans plusieurs régions a intérêt à construire un modèle unique sur la liste bruxelloise, la plus complète : il couvre alors l'essentiel des attentes des trois cadres, et il ne reste qu'à vérifier le texte flamand.

Peppol est-il obligatoire pour une société d'ambulances ?

Depuis le 1er janvier 2026, la Belgique impose la facture électronique structurée entre entreprises. Le SPF Finances le formule ainsi : « À partir du 1er janvier 2026, toutes les entreprises belges assujetties à la TVA devront utiliser des factures électroniques structurées entre elles ». La base légale est la loi du 6 février 2024, qui a introduit l'article 53 §2bis dans le Code de la TVA. En pratique, ces factures transitent le plus souvent par le réseau Peppol.

Pour un service TMS, la réponse n'est pas uniforme : elle dépendrait du destinataire et du statut TVA de chaque opération. Le même site prévoit trois exceptions qui comptent ici, recopiées telles quelles :

• « Il n'est pas obligatoire d'envoyer des factures électroniques structurées pour : […] les entreprises qui réalisent uniquement des opérations exemptées en vertu de l'article 44 du Code de la TVA » ;
• « Il n'est pas obligatoire d'envoyer ou de recevoir des factures électroniques structurées si l'opération est exemptée en vertu de l'article 44 » ;
• « Les factures sortantes destinées à des clients privés ne sont pas soumises à l'obligation. Mais attention : vous devez être en mesure de recevoir des factures électroniques structurées ».

Source : efacture.belgium.be, « Pour qui la facturation électronique deviendra-t-elle obligatoire ? » (nouvel onglet).

Appliqué à vos clients, cela donnerait la lecture suivante. Elle est volontairement écrite au conditionnel : la question de savoir si votre transport de malades relève de l'exemption de l'article 44 est une question fiscale que seul votre comptable peut trancher pour votre société.

Deux conseils concrets en découlent. D'abord, posez la question à votre comptable par écrit, opération par opération (transport facturé au patient, à un hôpital, à une maison de repos, à une mutualité, éventuelles activités annexes) : la réponse détermine si vous devez émettre via Peppol ou non. Ensuite, même si vos transports sont exemptés, vérifiez avec lui si vous devez être joignable sur Peppol pour recevoir les factures de vos fournisseurs : un service mixte ou partiellement taxable ne serait pas dans la même situation qu'un service qui ne réalise que des opérations exemptées.

La comparaison avec la France éclaire la différence de logique. Un transporteur sanitaire français facture l'Assurance Maladie par télétransmission SEFI, un flux propre au secteur, encadré par la CPAM ; nous l'avons décrit dans notre guide de la facturation CPAM des ambulances. En Belgique, il n'existe pas d'équivalent sectoriel : la facture TMS reste une facture commerciale, papier ou PDF pour le patient, et électronique structurée via Peppol seulement quand le destinataire et l'opération entrent dans le champ de l'obligation.

Comment fonctionne le tiers payant mutualité pour le transport non urgent ?

En transport non urgent, le patient avance souvent la totalité de la facture et se fait rembourser une partie par sa mutualité. Certaines mutualités proposent toutefois un tiers payant : elles paient directement leur part au transporteur, à condition que celui-ci soit agréé ou conventionné par elles. Les montants et les conditions varient fortement d'une mutualité à l'autre.

Montants relevés le 28/10/2026 sur les sites des mutualités ; à revérifier à chaque indexation.

Ce que le tiers payant change sur la facture

Le tiers payant transforme une facture en deux créances : la part de la mutualité, réglée directement au transporteur, et le solde à charge du patient. Trois conséquences pratiques en découlent.

1. L'identification du patient doit être exploitable par la mutualité. La facture identifie déjà le patient (article 27 à Bruxelles) ; en tiers payant, la mutualité doit pouvoir le retrouver dans ses fichiers. Le futur bordereau wallon parle d'ailleurs explicitement des « données d'identification à la mutuelle » du patient. Les données précises à reporter sont fixées par chaque mutualité dans son accord avec le transporteur : demandez-les avant le premier transport en tiers payant.
2. Les pièces justificatives suivent la mutualité. Helan, par exemple, exige un certificat médical pour les moins de 65 ans ; Partenamut limite son intervention aux transports en Belgique et distingue transporteurs agréés et non agréés. Une facture sans la pièce attendue revient, et le solde reste à recouvrer.
3. Le suivi se fait par facture, pas par mois. Chaque transport ouvre une créance sur la mutualité et une sur le patient. Sans un statut de paiement par facture, les relances deviennent impossibles à tenir dès quelques dizaines de transports par semaine.

Côté organisation, le plus sûr est de recueillir les données de mutualité au moment de la demande de transport, en même temps que l'adresse et l'heure de rendez-vous, plutôt que de les chercher après la course.

Erreurs courantes sur une facture de transport non urgent

Ces erreurs reviennent dès qu'on compare une facture aux textes régionaux et aux attentes des mutualités.

• Kilomètres sans précision « aller » ou « aller et retour ». À Bruxelles, la mention est exigée par l'article 27 ; ailleurs, elle évite une discussion sur la distance facturée.
• Suppléments hors liste. L'article 27 bruxellois limite les suppléments (oxygène, électrodes, médecin, infirmier, décontamination, chaise roulante) ; en Wallonie, les suppléments admis sont l'oxygène, l'alèse et la présence d'un médecin ou d'un infirmier. Un supplément qui ne figure pas dans la liste de votre région expose à une plainte.
• Dépassement du plafond wallon. Les montants AVIQ sont des maxima ; une facture qui les dépasse, majoration comprise, n'est pas défendable.
• Absence du droit de plainte. Elle est expressément exigée à Bruxelles et facile à oublier sur un modèle repris d'une autre région.
• Montant non ventilé. Un total unique empêche le patient et la mutualité de vérifier le calcul.
• Peppol décidé « par défaut ». Émettre via Peppol vers un patient n'a pas de sens ; ne pas être joignable sur Peppol alors que votre comptable estime que vous devez l'être en a encore moins.

Quels logiciels de facturation TMS embarquent Peppol ?

Plusieurs éditeurs belges proposent un module de facturation adapté au TMS. Le tableau reprend ce qu'ils affichent sur leur site au 28/10/2026, sans jugement sur leur qualité.

Sources : ambugest.be (nouvel onglet), medifleet.be (nouvel onglet), triptomatic.com (nouvel onglet).

Ambugest affiche aussi, dans son planning, un statut « facturée » à côté de « terminée », ce qui illustre bien la logique de ces outils : la course et la facture vivent dans le même logiciel. Pour un service qui veut tout centraliser chez un éditeur belge, c'est un critère de choix. Pour un service qui a déjà un comptable ou un logiciel de facturation qui lui convient, la question est plutôt : comment faire arriver les courses jusqu'à la facture sans ressaisie ?

Où se place un outil de régulation dans la chaîne de facturation ?

Une facture TMS est la dernière étape d'une chaîne qui commence à la demande de transport. Avant elle, il y a la prise de demande (patient, demandeur, rendez-vous), l'affectation d'un équipage et d'un véhicule, la course elle-même, puis la clôture. Chaque mention du tableau régional naît à l'une de ces étapes : l'identité du patient et du demandeur à la demande, le type de transport et le véhicule à l'affectation, les heures et les lieux pendant la course.

Un outil de régulation travaille en amont de la facture. Son rôle utile, côté facturation, est de produire un export des courses réalisées que le logiciel de facturation ou le comptable sait reprendre : dates, heures, lieux de prise en charge et de destination, kilomètres estimés, équipage, patient. Avec ce fichier, la facture se construit à partir de données déjà saisies une fois, au lieu d'être recopiée depuis des feuilles de route.

Trois précautions rendent cet export réellement exploitable :

• Une course, une ligne. L'aller et le retour doivent être distinguables, puisque la facture précise « aller » ou « aller et retour ».
• Des kilomètres annoncés comme estimés quand ils le sont. Un kilomètre calculé par itinéraire n'est pas un kilomètre relevé au compteur ; c'est au service de décider lequel il facture, conformément au mode de calcul communiqué au patient.
• Un périmètre de données minimal. Un export de facturation n'a besoin ni du motif médical ni de la prescription. Moins il contient de données sensibles, moins il pose de questions au moment de l'envoyer au comptable.

Côté logiciel de facturation, plusieurs outils généralistes reprennent un tel fichier et gèrent Peppol, sans connecteur avec l'outil de régulation : c'est un fichier à importer. Selon leurs pages tarifs au 29 octobre 2026, Odoo (nouvel onglet) importe des factures par fichier CSV ou XLSX et fournit un point d'accès Peppol gratuit, avec un plan Standard à 24,90 € par utilisateur et par mois ; Billit (nouvel onglet) propose une API et Peppol dès 7,50 € par mois ; Zoho Books (nouvel onglet) démarre à 12 € par mois, avec Peppol en option par Storecove. La facture au patient reste hors Peppol, et le tiers payant passe par une convention avec chaque mutualité, pas par un format d'échange technique.

Ce qu'un logiciel de régulation apporte ici (et ce qu'il n'apporte pas)

SanteMobile est un logiciel de régulation pour sociétés d'ambulances : planning, affectation des équipages, application équipage, application patient gratuite, exports CSV/XLSX. Il se place donc en amont de la facture, jamais à sa place.

Ce qu'il n'apporte pas, d'abord : SanteMobile n'émet aucune facture et n'envoie rien via Peppol ; l'export CSV/XLSX alimente votre logiciel de facturation ou votre comptable. Il ne gère ni le tiers payant, ni le recouvrement, ni la comptabilité.

Ce qu'il apporte : un export des courses à la demande, sur une fenêtre de 6 mois au maximum, avec les dates, heures, lieux, kilomètres estimés, équipage et patient de chaque course. Aucun champ libre patient n'est exporté, et le produit ne stocke aucune donnée médicale (ni prescription, ni motif de transport, ni numéro de registre national). Chaque course terminée porte une preuve de dépose horodatée, utile comme pièce interne pour répondre à une question sur un trajet ; elle n'a pas de valeur probante revendiquée auprès d'une mutualité.

Pendant chaque course, de « En route » à la dépose, l'application de l'équipage partage la position du téléphone avec le régulateur et le patient ; aucune position hors course, seule la dernière est conservée. À Bruxelles, l'exigence porte sur les heures de service : à discuter avec le service avant tout engagement.

Données hébergées en France (VPS), sauvegardes en Europe (Cloudflare R2, Europe de l'Ouest). Gratuit pendant la bêta. Le tarif de sortie, un forfait mensuel selon la taille de votre flotte, sera communiqué aux membres de la bêta avant toute facturation. Pour voir comment il s'organise avec un service belge, consultez notre page logiciel ambulance pour la Belgique.