Logiciel ambulance en Belgique : la régulation du transport médico-sanitaire non urgent
SanteMobile est un logiciel de régulation pour les services de transport médico-sanitaire (TMS) agréés par l'AVIQ, par Vivalis pour la COCOM, par la COCOF ou par le Departement Zorg, et pour les compagnies d'ambulances de 1 à 30 véhicules. Il organise la journée du régulateur : demandes, planning, affectation des équipages, application équipage, horodatage de chaque étape et exports CSV/XLSX.
La facturation reste dans votre outil habituel (Ambugest, MediFleet ou votre comptable) : SanteMobile exporte les courses en CSV/XLSX. La bêta est gratuite et les données sont hébergées en France, avec des sauvegardes en Europe.
Réglementation
Ce que la réglementation belge demande, et ce que SanteMobile couvre
Le transport non urgent de patients relève des Régions et des Communautés. À Bruxelles, Vivalis publie une liste de six services bicommunautaires et la COCOF en compte seize, dont cinq agréés pour des ambulances. En Flandre, le Departement Zorg recense 66 services et 536 ambulances, et 56 de ces services ont entre une et huit ambulances. En Wallonie, l'AVIQ liste 77 agréments TMS.
Les tableaux ci-dessous reprennent les obligations qui touchent l'organisation des courses, avec pour chacune ce que SanteMobile fait réellement : « Couvert » quand l'outil le fait déjà, « Adaptable » quand l'écart restant est une adaptation sur notre feuille de route, « Avec votre facturation » quand la règle porte sur la facture, « Hors logiciel » quand elle vise votre service, son personnel ou ses véhicules. Pour le détail bruxellois, lisez notre article sur la géolocalisation et la traçabilité des ambulances à Bruxelles.
| Ce que la règle demande | Ce que SanteMobile fait | Statut |
|---|---|---|
| Art. 9 : arriver au plus tard 30 minutes après le moment convenu pour un aller et 45 minutes pour un retour, dans 80 % des cas ; au-delà, contacter le patient de manière proactive.Arrêté du Collège réuni du 8 juillet 2021 (ejustice) (nouvel onglet)Couvert | L'arrivée sur place et la prise en charge sont horodatées à chaque course. Le régulateur ou le chef de bord peut annoncer un retard (aller, avant la prise en charge) : le patient en est notifié s'il utilise l'application patient, sinon l'appel direct depuis la fiche course reste le canal. Le taux de 80 % se calcule depuis l'export CSV/XLSX de la période. | Couvert |
| Art. 13, 6° : tenir un registre contenant, par trajet, les données d’identité des collaborateurs et du patient transporté.Arrêté du Collège réuni du 8 juillet 2021 (ejustice) (nouvel onglet)Couvert | Chaque course porte le patient, le chef de bord, l'équipier et le véhicule. L'historique des courses s'exporte en CSV ou en XLSX, par fenêtre de six mois au plus. | Couvert |
| Art. 17, 1° et 21, 1° : un émetteur permettant au dispatching de géolocaliser l'ambulance ou le véhicule sanitaire léger (VSL) pendant les heures de service.Arrêté du Collège réuni du 8 juillet 2021 (ejustice) (nouvel onglet)Adaptable | Pendant chaque course, de « En route » à la dépose, l'application de l'équipage partage la position du téléphone avec le régulateur et le patient. Entre deux courses, aucune position n'est partagée aujourd'hui : l'extension aux heures de service, activable par société pour les services bruxellois, est sur notre feuille de route. L'arrêté ne prescrit ni boîtier ni certification ; l'accréditation de l'art. 29 relève de votre organisme de contrôle. | Adaptable |
| Art. 19 et 23 : un système de traçabilité qui permet de communiquer au patient l'heure d'arrivée sur place, l'heure de prise en charge, l'heure d'arrivée à destination, l'heure de disponibilité et les kilomètres parcourus.Arrêté du Collège réuni du 8 juillet 2021 (ejustice) (nouvel onglet)Couvert | Chaque changement de statut est horodaté (en route, arrivé, patient à bord, en route vers la destination, terminé) et la course terminée porte sa preuve de dépose. Les kilomètres sont ceux de l'itinéraire calculé, à déclarer comme mode de calcul au sens de l'art. 26 §4 ; aucun tracé n'est conservé. | Couvert |
| Art. 11 : un rapport d'activités annuel (transports et kilomètres par type de véhicule, temps moyen d'attente, formations, plaintes).Arrêté du Collège réuni du 8 juillet 2021 (ejustice) (nouvel onglet)Couvert | Le rapport d'activité donne le nombre de courses, les kilomètres et la durée réelle face à l'estimation, ventilés par ambulancier et par véhicule, sur la période choisie. Les formations et les plaintes viennent de vos registres. | Couvert |
| Art. 26 et 27 : tarifs affichés en français et en néerlandais, tarif et estimation communiqués à chaque demande, mentions minimales de la facture.Arrêté du Collège réuni du 8 juillet 2021 (ejustice) (nouvel onglet)Avec votre facturation | SanteMobile n'affiche aucun tarif et n'émet aucune facture. L'export CSV/XLSX, avec date, heures, adresses, kilomètres d'itinéraire, équipage et véhicule, alimente votre logiciel de facturation, par exemple Ambugest ou le module Facturation de MediFleet, ou votre comptable. Il se reprend aussi dans un logiciel de facturation qui gère Peppol, par exemple Odoo (qui importe nativement un fichier et donne accès à Peppol sans surcoût) ou Billit ; le tiers payant mutualité relève d'une convention avec chaque mutualité, pas d'un format technique. | Avec votre facturation |
| Ce que la règle demande | Ce que SanteMobile fait | Statut |
|---|---|---|
| Art. 5 : un registre par trajet.Besluit van de Vlaamse Regering du 18 mai 2018 (codex.vlaanderen.be) (nouvel onglet)Couvert | Chaque course porte le patient, l'équipage, le véhicule et l'horodatage de chaque statut ; l'historique s'exporte en CSV ou en XLSX. | Couvert |
| Art. 8 et 9 : joignabilité de 6 h à 20 h les jours ouvrables, heure d'arrivée communiquée à chaque demande, tarif et estimation communiqués. Le besluit fixe aussi 80 % des courses dans les 30 minutes (aller) ou 45 minutes (retour).Besluit van de Vlaamse Regering du 18 mai 2018 (codex.vlaanderen.be) (nouvel onglet)Couvert | Pendant la course, le régulateur voit l'heure d'arrivée estimée et peut l'envoyer au patient qui utilise l'application ; chaque étape est horodatée, et le taux de 80 % se calcule depuis l'export de la période. La permanence téléphonique et l'estimation du prix restent à votre organisation et à votre facturation. | Couvert |
| Ce que la règle demande | Ce que SanteMobile fait | Statut |
|---|---|---|
| Conditions d'agrément actuelles : au moins deux ambulanciers ATNUP agréés, affichage des tarifs, hygiène, convention oxygène, responsabilité civile.Agrément TNUP (wallonie.be) (nouvel onglet)Hors logiciel | L'agrément et les ATNUP relèvent de votre service. SanteMobile tient l'équipe, les permis, les véhicules et leurs échéances dans ses carnets. | Hors logiciel |
| Décret TNUP en cours d'adoption (non adopté au 28 octobre 2026) : un bordereau de mission par transport, avec véhicule, ambulancier, lieux, heures de prise en charge et d'arrivée, identification à la mutuelle et description de l'état du patient.Avis de l'APD n° 97/2025 sur l'avant-projet (nouvel onglet)Couvert | La partie logistique du bordereau existe déjà dans chaque course : véhicule, équipage, lieu de prise en charge, destination et heures horodatées. La description de l'état du patient et les gestes posés restent sur la fiche de l'équipage, SanteMobile ne stockant aucune donnée médicale. | Couvert |
En Wallonie, le droit en vigueur reste le décret du 29 avril 2004 et l'arrêté du 12 mai 2005. Le nouveau décret sur le transport non urgent de patients a été approuvé en première lecture le 14 juillet 2025 ; l'avis de l'AVIQ sur le projet d'arrêté d'exécution indique une entrée en vigueur fixée au 1er janvier 2027, que le Gouvernement peut avancer. Notre article sur la réforme du TNUP en Wallonie, bordereau et tarif unique suit le texte étape par étape.
Plateforme
Trois outils, une seule plateforme
Le dashboard régulateur pour le bureau, l'application équipage pour les ambulanciers ATNUP et l'application patient. Les sorties d'hôpital, les séries de dialyse et les transferts vers les maisons de repos passent par le même planning, sans double saisie.
Le Fil du jour
Une ligne par équipage, ambulance ou VSL, une ligne « maintenant » qui avance et une bande « À affecter » en tête. Le régulateur fait glisser une course sur l'équipage voulu : la ligne passe au rouge en cas de chevauchement d'horaire, sans jamais bloquer la décision.
Plan du jour proposé
Le moteur construit une journée entière selon quatre méthodes (Équilibré, Habitudes, Trajets, Charge) et l'affiche en pointillés. Vous validez tout, par équipage ou course par course. Les séries de dialyse et de chimiothérapie se programment une fois, en courses récurrentes, et remplissent le planning chaque nuit.
Courses retour et kilomètres à vide
Quand un équipage dépose un patient à l'hôpital, SanteMobile signale la demande suivante qui part à proximité, avec une mini-carte du chaînage. Les kilomètres à vide économisés sont comptés au rapport d'activité, sur les seules suggestions que vous avez acceptées.
Preuve de dépose horodatée
Chaque course terminée porte sa preuve : « forte » quand le patient confirme lui-même depuis son application, « déclarative » quand il signe sur le téléphone de l'ambulancier ou que l'ambulancier atteste avec un motif obligatoire. Horloge serveur, aucune modification possible. Utile face à une maison de repos ou un hôpital qui conteste un passage.
L'application équipage reçoit les missions, fait avancer la course d'un glissement, étape par étape, et capture la preuve de dépose. Sans réseau, dans un sous-sol d'hôpital, les changements de statut partent en file d'attente et sont rejoués à la reconnexion. Seul le chef de bord fait avancer la course ; l'équipier voit tout.
App patient
L'application patient, gratuite
L'application patient est gratuite sur iOS et Android. Le patient réserve son transport en six étapes, suit l'ambulance sur une carte de « En route » à la dépose, voit qui vient le chercher (prénom, photo de l'ambulancier s'il en a déposé une, véhicule et plaque) et confirme lui-même sa dépose d'un seul bouton. L'application ne demande jamais la position du patient et n'affiche aucun tarif.
Une limite à connaître avant de commencer : les sociétés belges ne sont pas encore listées dans l'application patient, dont le tri des sociétés suit les départements français. La bêta belge commence donc par le dashboard régulateur et l'application équipage. Vos demandes continuent d'arriver par téléphone, par les hôpitaux et par les maisons de repos, et le régulateur les saisit dans SanteMobile.
Facturation
Facturation, mutualités, Peppol : ce que SanteMobile ne fait pas
SanteMobile n'émet aucune facture et n'envoie rien via Peppol. Il ne gère ni le tiers payant ni les interventions des mutualités, et n'a aucun lien avec l'INAMI. Il ne calcule aucun montant, ni HTVA ni TVAC.
Ce qu'il fournit, c'est la matière première : un export CSV ou XLSX des courses, sur une fenêtre de six mois au plus, avec les dates, les heures, les trajets, les kilomètres estimés, l'équipage et le véhicule. Cet export alimente votre logiciel de facturation, par exemple Ambugest ou le module Facturation de MediFleet, ou le travail de votre comptable. Il n'existe aucun connecteur direct vers ces outils.
L'export se reprend aussi dans un logiciel de facturation qui gère Peppol, par exemple Odoo (qui importe nativement un fichier et donne accès à Peppol sans surcoût) ou Billit, ou chez votre comptable. Le tiers payant mutualité relève d'une convention avec chaque mutualité, pas d'un format technique. Pour une société de cinq véhicules, SanteMobile gratuit pendant la bêta et Odoo Standard pour un utilisateur reviennent à 24,90 € par mois selon le tarif public d'Odoo au 29 octobre 2026.
Depuis le 1er janvier 2026, les entreprises belges assujetties à la TVA échangent entre elles des factures électroniques structurées. Les factures adressées à des particuliers ne sont pas soumises à cette obligation, et les opérations exemptées par l'article 44 du Code de la TVA non plus ; une facture adressée à un hôpital ou à une maison de repos dépendrait du statut TVA de l'opération, à vérifier avec votre comptable. Notre article sur la facture de transport médico-sanitaire, ses mentions et Peppol détaille ces cas, et celui sur les tarifs du transport médico-sanitaire 2026 en Belgique reprend les grilles régionales.
Hébergement
Données hébergées en France, sauvegardes en Europe
Données hébergées en France (VPS), sauvegardes en Europe (Cloudflare R2, Europe de l'Ouest). Les échanges sont chiffrés en transit (TLS 1.3) et les accès sont cloisonnés par société et par rôle : régulateur, ambulancier, patient. Le RGPD s'applique de la même façon en Belgique et en France.
SanteMobile ne stocke aucune donnée médicale : ni prescription, ni motif de transport, ni numéro de registre national. La mobilité du patient (assis, fauteuil, brancard) est traitée comme une exigence du véhicule, pas comme un état de santé. L'import de votre carnet patients par fichier CSV refuse les colonnes NIR, mutuelle, ALD et CMU ; cette liste a été conçue pour la France, vérifiez donc que votre fichier ne contient ni numéro de registre national ni données de mutualité avant l'import. Les données de transport sont anonymisées au-delà de trois ans.
Démarrer
Commencer en Belgique
La bêta est ouverte aux services belges et gratuite : aucune carte bancaire n'est demandée. Vous créez le compte de votre société et votre premier compte régulateur depuis la page bêta ; pendant la bêta, chaque société est activée à la main par notre équipe, qui vous accompagne dans la mise en route.
Concrètement, vous importez votre carnet patients depuis un fichier CSV, avec correspondance des colonnes et détection des doublons, puis nous configurons avec vous l'équipe, la flotte et les courses récurrentes. Si une question vous retient (adresses, organisation de vos équipes, lien avec votre facturation), écrivez-la dans le formulaire : nous y répondons avant toute mise en route.
FAQ
Questions fréquentes des services belges
Agrément, hébergement, mutualités, géolocalisation et prix : les réponses courtes.
Non, et aucun logiciel ne l'est : en Belgique, l'agrément vise le service de transport, ses véhicules et son personnel, jamais l'outil de régulation. En Wallonie, il est délivré par l'AVIQ ; à Bruxelles, par Vivalis pour la COCOM ou par la COCOF ; en Flandre, par le Departement Zorg. Les ambulanciers ATNUP sont agréés à titre individuel par le SPF Santé publique. SanteMobile est un outil que le service utilise pour organiser ses courses : il ne transfère aucun agrément et n'en remplace aucun.
Les normes d'agrément citées sur cette page (arrêté bruxellois du 8 juillet 2021, besluit flamand du 18 mai 2018, conditions wallonnes actuelles) ne fixent pas de lieu d'hébergement des données. C'est le RGPD qui s'applique, le même en Belgique et en France ; faites valider votre choix par votre DPO. Les données de SanteMobile sont hébergées en France (VPS), avec des sauvegardes en Europe (Cloudflare R2, Europe de l'Ouest), et ne contiennent aucune donnée médicale : ni prescription, ni motif de transport, ni numéro de registre national.
Non. SanteMobile n'émet aucune facture, ne gère pas le tiers payant et n'a aucun lien avec les mutualités ni avec l'INAMI. Rien ne part via Peppol depuis SanteMobile. L'export CSV/XLSX des courses (dates, heures, trajets, kilomètres estimés, équipage, véhicule) alimente votre logiciel de facturation, par exemple Ambugest ou le module Facturation de MediFleet, ou votre comptable, ou encore un logiciel de facturation qui gère Peppol comme Odoo (qui importe nativement un fichier et donne accès à Peppol sans surcoût) ou Billit ; le tiers payant mutualité relève d'une convention avec chaque mutualité, pas d'un format technique. Le détail est expliqué dans notre article sur la facture de transport médico-sanitaire et Peppol.
Les articles 17 et 21 de l'arrêté du 8 juillet 2021 demandent un émetteur qui permet au dispatching de géolocaliser l'ambulance ou le VSL pendant les heures de service. Pendant chaque course, de « En route » à la dépose, l'application de l'équipage partage la position du téléphone avec le régulateur et le patient ; seule la dernière position est conservée. Entre deux courses, aucune position n'est partagée aujourd'hui : l'extension aux heures de service, activable par société pour les services bruxellois, est sur notre feuille de route. Le texte ne prescrit ni boîtier ni certification ; l'accréditation de l'article 29 est à confirmer avec votre organisme de contrôle ou avec Vivalis. Voir notre article sur la géolocalisation et la traçabilité des ambulances à Bruxelles.
Gratuit pendant la bêta. Le tarif de sortie, un forfait mensuel selon la taille de votre flotte, sera communiqué aux membres de la bêta avant toute facturation. Aucune carte bancaire n'est demandée à l'inscription. Rejoindre la bêta.
Rejoindre la bêta depuis la Belgique
Vous comparez plusieurs éditeurs ? Notre comparatif des logiciels ambulanciers donne un point de départ. Découvrez aussi le dashboard régulateur et l'application patient.